Desde que María y yo abrimos Arroelo, usamos la IA para correo, tareas, facturas y reservas —y así nos queda más tiempo para las personas. También RuralGPT.
Desde que María y yo abrimos Arroelo en 2013, gestionar un coworking siempre ha tenido dos caras. Una se ve: la gente que entra por la puerta, el café de media mañana, los talleres, las conversaciones en la cocina. La otra no se ve tanto: correos, facturas, reservas, llaves, anuncios, calendarios. Esa segunda cara es la que más tiempo se come.
Hoy os contamos, con ejemplos reales, cómo usamos la inteligencia artificial en Arroelo para la parte invisible, empezando por lo más digital y terminando en lo menos online. Y también os hablamos de RuralGPT, los encuentros que hemos impulsado para que nuestra comunidad aprenda a usar la IA con los pies en la tierra.
Por qué empezamos a usar IA en un coworking pequeño
Arroelo no es una gran empresa con un departamento de administración. Es un espacio en la tercera planta de Cobián Roffignac 6, en el centro de Pontevedra, y detrás estoy yo, África, compaginándolo con Rural Hackers y con todo lo que se mueve en Anceu. Cuando llevas varios proyectos, la sensación de ir siempre detrás del correo es constante.
No buscábamos «transformar» nada. Buscábamos recuperar horas para lo que de verdad importa en un coworking: las personas.
Lo más online: correo, tareas y papeles
Varias bandejas de Gmail, ordenadas
Gestionamos varias cuentas de correo: la del coworking, la personal y las de los proyectos vinculados. La IA nos ayuda a leerlas, resumir lo importante y separar lo que necesita respuesta hoy de lo que puede esperar. Las respuestas delicadas las sigo escribiendo yo; lo que gano es no perderme nada entre newsletters y avisos.
Las tareas del coworking en Trello
Todo lo que hay que hacer en Arroelo vive en un tablero de Trello: incidencias, altas de nuevas personas, pedidos, pendientes del local. La IA nos ayuda a crear tarjetas a partir de un correo o una conversación, a moverlas cuando algo se cierra y a tener una foto rápida de qué queda pendiente cada semana.
Facturas trimestrales para la gestoría
Una de las tareas más pesadas era reunir cada trimestre las facturas de proveedores (luz, teléfono, alarma) entrando en cada portal. Ahora la IA nos ayuda a descargarlas y archivarlas en Google Drive en una carpeta por trimestre, lista para la gestoría. Nos ahorra una mañana de clics y el «¿dónde estaba esa factura?».
Slack y la coordinación del equipo
Para coordinarnos con la gente con la que trabajamos usamos Slack. La IA nos ayuda a ponernos al día de un hilo largo o a preparar un mensaje claro cuando hay que organizar algo entre varias personas.
La gestión del día a día del coworking
Reservas de salas y acceso con Nuki
Cuando alguien de la comunidad necesita una sala de reuniones, la IA nos ayuda a hacer la reserva en la web de reservas del espacio. Y para el acceso usamos cerraduras inteligentes Nuki: enviamos las invitaciones de acceso a las personas nuevas y cada semana revisamos el nivel de batería de las cerraduras, para que nadie se quede en la puerta un lunes por la mañana.
Anuncios de puestos y despachos
Cuando queda libre un puesto fijo o un despacho, publicamos anuncios en portales inmobiliarios como Idealista o Fotocasa. La IA nos ayuda a adaptar la descripción a cada portal y a cada tipo de espacio, sin escribirla desde cero cada vez.
La wiki de bienvenida para nuevas coworkers
Tenemos una wiki de onboarding en wiki.espacioarroelo.es con todo lo práctico: cómo se entra, cómo se reserva una sala, cómo funciona la cocina. La IA nos ayuda a mantenerla al día y a redactar las explicaciones de forma sencilla.
Lo más personal: calendario, citas y presentaciones
Gestionar un espacio es también gestionar la vida de quien lo lleva. La IA nos echa una mano con el calendario y las citas, desde cuadrar reuniones hasta algo tan cotidiano como pedir cita en el taller para el coche. Y cuando preparo una charla o una presentación, me ayuda a encontrar fotos adecuadas para acompañar lo que quiero contar.
Son cosas pequeñas, pero sumadas son horas a la semana.
Lo menos online: el tiempo que nos devuelve
Aquí está el sentido de todo. Cada hora que no paso descargando facturas o buscando un correo es una hora que puedo dedicar a lo que ninguna IA hace: recibir a quien viene a conocer el espacio, presentar a dos coworkers que deberían conocerse, preparar un café, organizar un taller o cuidar el espacio físico para que sea un sitio agradable donde trabajar.
Arroelo siempre ha sido una comunidad antes que un alquiler de mesas. La IA no cambia eso; nos ayuda a protegerlo.
Siempre con supervisión humana
Una regla que no negociamos: nada se publica ni se envía sin que yo lo revise antes. La IA prepara, propone y ordena; las decisiones y el tono siguen siendo nuestros. Se equivoca a veces, y por eso la revisión no es opcional.